Odzyskanie 19 godzin pracy tygodniowo dla hurtowni z Podgórza
Właściciel był przeciążony operacyjnym sterowaniem każdą dostawą. Wprowadziliśmy system uprawnień i 4 matryce decyzyjne. Teraz zespół sam rozwiązuje 87% problemów z transportem. Właściciel skupił się na szukaniu nowych rynków zbytu.
Właściciel Hurtpolu spędzał wieczory na zatwierdzaniu faktur za paliwo i decydowaniu o trasach kierowców. Firma z Podgórza rosła, ale on był coraz bardziej zmęczony. Przebudowaliśmy zasady podejmowania decyzji tak, by zespół przestał pytać o każdy drobiazg.
Wyzwanie
W lutym 2024 roku Hurtpol zatrudniał 14 osób, ale prezes wciąż działał jak w jednoosobowej działalności. Codziennie odbierał około 58 telefonów z pytaniami o błahe sprawy, jak zakup folii do pakowania czy wybór mechanika dla auta. Nawet zmiana trasy przejazdu o 12 kilometrów wymagała jego podpisu.
Przez to blokowanie procesów firma traciła około 3 200 zł miesięcznie na samym przestoju transportu. Kierowcy czekali na parkingu, bo szef był na spotkaniu i nie mógł odebrać komórki. On sam pracował po 13 godzin na dobę, w tym w niemal każdą sobotę, co zaczęło odbijać się na jego zdrowiu i relacjach w domu.
Podejście
Zaczęliśmy od surowych faktów. Przez 12 dni roboczych nasz zespół z Korona Corporate Governance analizował każdą decyzję, która trafiała na biurko właściciela. Wyliczyliśmy, że 83% z nich mogło zostać podjętych przez pracowników magazynu lub biura.
Potem zorganizowaliśmy dwa konkretne warsztaty dla 4 liderów sekcji. Ustaliliśmy twarde granice: co jest decyzją za 500 zł, a co za 10 000 zł. Nie owijaliśmy w bawełnę – pracownicy bali się brać odpowiedzialność, bo nie mieli jasnych zasad. Musieliśmy te zasady spisać i wdrożyć jako fundament ich codziennej pracy. Szczerze mówiąc, największym wyzwaniem było przekonanie właściciela, by przestał kontrolować każdą wydaną złotówkę.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy 4 matryce decyzyjne, które jasno mówią: kto, kiedy i do jakiej kwoty decyduje sam. Każdy kierownik sekcji otrzymał budżet operacyjny do 4 500 zł miesięcznie. Teraz nie muszą dzwonić do szefa, gdy zepsuje się wózek widłowy – po prostu dzwonią po serwis.
Stworzyliśmy system "czerwonych flag" – tylko sytuacje grożące stratą powyżej 12 000 zł lub opóźnieniem dostawy o więcej niż 4 godziny trafiają do zarządu. Dodatkowo wprowadziliśmy prosty formularz zgłoszeń serwisowych, co ucięło chaos telefoniczny. Liczą się fakty, nie obietnice, więc każdy proces został udokumentowany na jednej karcie A4, która wisi w widocznym miejscu w biurze w Podgórzu.
Rezultaty
Właściciel odzyskał czas na strategiczne myślenie i wreszcie zaczął wychodzić z biura o 16:30. Hurtownia działa sprawniej, a pracownicy czują się pewniej w swoich rolach.
Harmonogram
-
Luty 2024Audyt 112 ostatnich decyzji i analiza czasu pracy zarządu
-
Marzec 2024Opracowanie matryc uprawnień dla 4 liderów działów
-
Kwiecień 2024Wdrożenie budżetów operacyjnych i testowanie procedur
-
Maj 2024Finalna kontrola wyników i optymalizacja raportowania
"Zasady silniejsze niż kryzys to w moim przypadku był realny ratunek. Wcześniej bałem się wyłączyć telefon na godzinę. Teraz sprawdzam raporty raz dziennie i widzę, że zespół wie, co robić."