Dlaczego 47% lokalnych firm traci płynność przez brak procedur

Pieniądze uciekają szczelinami, których nie widzisz

W ciągu ostatnich 8 lat analizowaliśmy finanse w 83 firmach z regionu Małopolski. Większość z nich zaczynała w małym biurze przy ul. Królewskiej lub w prywatnych domach. Kiedy firma rośnie z 3 do 12 osób, stary model zarządzania, w którym szef o wszystkim decyduje osobiście, przestaje działać. Zauważyliśmy, że 47% tych biznesów traci płynność finansową nie przez brak zamówień, ale przez totalny chaos w procedurach wydatkowych. Nikt nie wie dokładnie, kto może zamówić materiały za 4300 zł, a kto musi najpierw uzyskać zgodę na piśmie. To prosta droga do dziury budżetowej, która ujawnia się zazwyczaj w najmniej odpowiednim momencie, na przykład tuż przed terminem płatności ZUS.

Często słyszymy od właścicieli, że w ich zespole panuje pełne zaufanie. To piękne hasło na niedzielny obiad, ale w twardym biznesie zaufanie bez jasnych procedur to po prostu proszenie się o kłopoty. W jednej z firm transportowych, z którą współpracowaliśmy w drugim kwartale 2024 roku, kierowcy sami wybierali warsztaty do naprawy aut. Efekt? Faktury za proste wymiany olejów i filtrów były o 31% wyższe niż średnie stawki w Krakowie. Firma traciła blisko 2800 zł miesięcznie tylko dlatego, że nikt nie sprawdzał tych kosztów przed ich poniesieniem. Nasza zasada jest prosta: liczą się fakty, nie obietnice pracowników, że 'zrobili to najtaniej'.

Brak struktury to nie tylko strata pieniędzy, to przede wszystkim gigantyczny stres dla właściciela. Jeśli co pięć minut ktoś wchodzi do Twojego gabinetu i pyta, czy może kupić papier do drukarki albo nowe opony, to znaczy, że nie zarządzasz firmą, tylko jesteś niewolnikiem drobnych decyzji. Układamy fundamenty Twojego spokoju poprzez delegowanie uprawnień finansowych, ale w sposób bezpieczny i kontrolowany. Każdy pracownik musi wiedzieć, gdzie kończy się jego kompetencja portfela. (Swoją drogą, większość tych błędów wynika z pośpiechu i braku czasu na myślenie o systemie, a nie ze złej woli ludzi).

Zaufanie bez jasnych procedur to w biznesie po prostu ryzyko, którego nie warto podejmować.

Historia jednej kartki, która uratowała hurtownię

W październiku 2023 roku zostaliśmy poproszeni o pomoc przez właściciela hurtowni materiałów budowlanych z okolic Balic. Pan Andrzej miał 14 pracowników i rekordowe obroty, ale jego konto bankowe świeciło pustkami co miesiąc. Po 11 dniach naszej analizy prawda wyszła na jaw. Handlowcy, goniąc za planami sprzedażowymi, przyznawali klientom rabaty na poziomie 12-15% bez żadnej konsultacji z górą. Nie istniała żadna procedura, która blokowałaby sprzedaż poniżej progu opłacalności. Firma kręciła ogromnymi kwotami, ale na czysto zarabiała coraz mniej, bo koszty logistyki zjadały resztki marży.

Rozwiązanie było banalnie proste i kosztowało nas tyle, co wydrukowanie jednego pliku PDF. Wprowadziliśmy 'Arkusz Akceptacji Marży'. Każdy handlowiec, który chciał zejść z ceny o więcej niż 4,5%, musiał wypełnić trzy krótkie pola: powód rabatu, planowana marża kwotowa i termin płatności klienta. Ta jedna kartka papieru sprawiła, że handlowcy zaczęli realnie negocjować, zamiast od razu 'poddawać' cenę. Wcześniej robili to odruchowo, bo nikt ich z tego nie rozliczał. Teraz musieli stanąć przed właścicielem i uargumentować swoją decyzję, co radykalnie zmieniło ich podejście do pieniędzy firmy.

Po 47 dniach od wdrożenia tej prostej zmiany, płynność finansowa hurtowni poprawiła się o 18 700 zł miesięcznie. To nie była magia ani innowacyjna technologia, tylko twarda struktura zarządzania. Pan Andrzej odzyskał kontrolę nad tym, co dzieje się w terenie, a my udowodniliśmy, że twarda struktura to pewny zysk. Nie szukaliśmy oszczędności w zwalnianiu ludzi, tylko w uszczelnieniu systemu, który przeciekał od lat. Dziś ta hurtownia ma odłożony kapitał rezerwowy, który pozwolił im przetrwać zimowy zastój w budowlance bez brania kredytów obrotowych.

Trzy kroki do odzyskania kontroli nad kasą

Jeśli czujesz, że pieniądze w Twojej firmie rozchodzą się nie wiadomo gdzie, musisz zacząć od ustalenia limitów decyzyjnych. W Korona Corporate Governance zalecamy metodę trzech progów, która sprawdza się w małych zespołach do 15 osób. Próg pierwszy to wydatki do 200 zł – tu pracownik decyduje sam, ale musi przynieść fakturę w ciągu 24 godzin. Próg drugi to kwoty od 200 do 1500 zł, które wymagają akceptacji mailowej kierownika. Próg trzeci to wszystko powyżej 1500 zł, co musi podpisać właściciel. To proste sito zatrzymuje 83% zbędnych wydatków, które wcześniej przechodziły 'pod radarem'.

Kolejnym krokiem jest audyt stałych subskrypcji i usług. W listopadzie 2023 roku pomogliśmy małej drukarni z krakowskiego Kazimierza, która płaciła za 7 różnych programów graficznych i narzędzi marketingowych, z których 4 nie były używane od ponad roku. Łącznie uciekało tam 640 zł miesięcznie. To może wydawać się małą kwotą, ale w skali roku daje to 7680 zł – wystarczająco, by sfinansować porządny kurs dla pracownika albo wymienić stary sprzęt w biurze. Wyczyszczenie takich 'zombie-kosztów' to najszybszy sposób na poprawę wyniku finansowego bez szukania nowych klientów.

Ostatni element to wprowadzenie dyscypliny płatniczej u Twoich kontrahentów. Brak procedury windykacyjnej to cichy zabójca lokalnego handlu. Ustaliliśmy z naszymi klientami, że pierwszy telefon przypominający o fakturze wykonuje się 2 dni po terminie, a nie po 3 tygodniach, gdy brakuje nam na pensje. W jednej z krakowskich hurtowni spożywczych skróciliśmy średni czas oczekiwania na przelew z 42 do 26 dni tylko poprzez konsekwentne trzymanie się tego harmonogramu. Zasady silniejsze niż kryzys działają tylko wtedy, gdy są stosowane codziennie, a nie tylko wtedy, gdy mamy czas o nich pomyśleć.

Wyczyszczenie kosztów, z których nikt nie korzysta, to najszybsza metoda na poprawę zysku.

Zasady silniejsze niż kryzys – dlaczego to działa?

Wielu przedsiębiorców boi się, że procedury zabiją kreatywność i elastyczność ich firmy. To błędne myślenie, które najczęściej prowadzi do upadku w momencie gorszej koniunktury na rynku. Prawda jest taka, że procedury uwalniają głowę szefa od myślenia o głupotach. Kiedy masz jasną strukturę, Twoi ludzie wiedzą, co robić, a Ty masz czas na strategię i budowanie relacji z kluczowymi partnerami. W Krakowie, gdzie rynek jest nasycony i konkurencja nie śpi, wygrywają ci, którzy mają najlepiej poukładane procesy wewnętrzne, a nie ci, którzy najgłośniej krzyczą o 'indywidualnym podejściu'.

Struktura zarządzania, którą budujemy, jest jak szkielet budynku – nie widać go na zewnątrz, ale to on sprawia, że całość się nie zawali przy silniejszym wietrze. Analizując dane z naszych 156 zrealizowanych projektów, widzimy wyraźną korelację: firmy z opisanymi procedurami wydatkowymi mają o 23% wyższą odporność na nagłe spadki przychodów. One po prostu wiedzą, gdzie można natychmiast 'zakręcić kurek', a które wydatki są niezbędne do przetrwania. To jest ta twarda struktura i pewny zysk, o których mówimy na każdym spotkaniu z naszymi partnerami biznesowymi.

Na koniec warto dodać, że porządkowanie firmy to proces, który trwa zazwyczaj od 3 do 5 tygodni. Nie obiecujemy, że zmienimy Twój biznes w jeden dzień, bo to byłoby kłamstwo. Układamy fundamenty Twojego spokoju krok po kroku, zaczynając od najpilniejszych dziur w budżecie. Jeśli czujesz, że tracisz kontrolę nad tym, co dzieje się w Twoim biurze przy ul. Floriańskiej czy w magazynie w Nowej Hucie, to znak, że czas na twarde zasady. Liczą się fakty, nie obietnice, że 'jakoś to będzie'. Zapraszamy do rozmowy o konkretach, a nie o wizjach.