Kontrola kosztów w czasach niepewności – raport 2024
Liczby nie kłamią, ale rzadko kto zagląda im prosto w oczy, gdy interes się kręci. Od stycznia 2024 roku weszliśmy z notesem do 38 firm w Małopolsce, żeby sprawdzić, co dzieje się z gotówką między wystawieniem faktury a końcem miesiąca. Okazało się, że większość właścicieli traci od 800 do 2400 zł miesięcznie na rzeczach, które można naprawić jedną decyzją.
Martwe abonamenty i zapomniane subskrypcje
W 17 na 38 badanych firm znaleźliśmy aktywne płatności za narzędzia, których nikt nie używał od co najmniej 7 miesięcy. Rekordzista, hurtownia z okolic krakowskich Rybitw, płacił 314 zł miesięcznie za dostęp do bazy danych, do której nikt nie logował się od września 2023 roku. To nie są ogromne kwoty jednostkowe, ale w skali roku to prawie 3800 zł wyrzucone w błoto. Często to wynik tego, że pracownik odszedł, a dostęp został.
Zasada jest twarda: jeśli nikt nie korzystał z programu przez 30 dni, wyłączamy dostęp. Wystarczy jeden arkusz w Excelu z datami odnowień i nazwiskiem osoby odpowiedzialnej. Układamy takie zestawienia dla naszych klientów w godzinę, a oszczędności widać już w kolejnym cyklu rozliczeniowym. To fundament spokoju – wiesz, za co płacisz i dlaczego to jest potrzebne.
Rekordzista płacił 314 zł miesięcznie za program, do którego nikt nie logował się od ponad roku.
Ciche podwyżki u stałych dostawców
Zaufanie w biznesie jest ważne, ale matematyka ważniejsza. Analiza 124 faktur od dostawców mediów i materiałów biurowych wykazała, że ceny potrafią wzrosnąć o 4-7% bez żadnego wyraźnego powiadomienia. Właściciele małych warsztatów czy biur projektowych rzadko porównują pozycję po pozycji. Przyjmują, że skoro pracują z kimś 6 lat, to cena jest uczciwa. Niestety, automatyzacja po stronie korporacji często narzuca wyższe stawki stałym klientom.
W jednej z krakowskich drukarni, z którą pracowaliśmy w maju, audyt wykazał, że cena papieru wzrosła o 12 groszy na ryzie bez zapowiedzi. Przy ich zużyciu oznaczało to stratę 460 zł w jednym kwartale. Po jednym telefonie i powołaniu się na konkretne daty, dostawca wrócił do starych stawek. Liczą się fakty, nie obietnice dobrej współpracy, które słyszysz przy kawie.
Chaos w rozliczeniach paliwa i delegacji
To tutaj najczęściej dochodzi do tarć na linii właściciel-pracownik. W 11 firmach system rozliczania kilometrówki praktycznie nie istniał lub opierał się na luźnych notatkach. Brak jasnej struktury zarządzania tym obszarem powoduje, że firma dopłaca średnio 140 zł do każdego wyjazdu służbowego przez błędy w zaokrągleniach lub brak weryfikacji tras. To nie jest kwestia braku zaufania, tylko braku porządku w dokumentach.
Wdrożenie prostego formularza raportowania kosztów przejazdu zajęło nam w jednej z firm budowlanych dokładnie 3 dni. Efekt? Wydatki na paliwo spadły o 19% w skali miesiąca, bo nagle okazało się, że trasy można planować lepiej. Układamy fundamenty, które pozwalają uniknąć takich wycieków. P.S. Często to właśnie te drobne sumy decydują o tym, czy na koniec roku stać Cię na premię dla najlepszych ludzi.
Wydatki na paliwo spadły o 19% tylko dzięki wprowadzeniu prostego formularza raportowania tras.
Czas to pieniądz, czyli puste przebiegi spotkań
Najtrudniejszy do zmierzenia, ale najbardziej bolesny koszt. W 38 audytowanych firmach sprawdziliśmy, ile trwają narady. Średni czas to 84 minuty, z czego realne decyzje zapadały w ciągu pierwszych 18 minut. Reszta to dyskusje o niczym. Jeśli w pokoju siedzi 5 osób, z których każda zarabia średnio 45 zł na godzinę, to jedna taka 'pusta' godzina kosztuje firmę 225 zł czystej gotówki.
W Korona Corporate Governance promujemy zasady silniejsze niż kryzys: każde spotkanie musi mieć agendę i kończyć się spisaną decyzją. Wprowadzenie tej zasady w małym biurze rachunkowym w Krakowie skróciło czas narad o 40%. To pozwoliło pracownikom zamknąć o 6 faktur więcej każdego dnia bez siedzenia po godzinach. To jest twarda struktura, która daje pewny zysk bez zatrudniania nowych osób.
